12 erreurs de gestion du temps à éviter 2023

Heureusement, c’est le moment de l’année pour rectifier ce problème. Mais, la clé est d’éliminer les erreurs de gestion du temps, telles que les 12 erreurs suivantes qui vous couleront en 2023.

1. Tomber dans le piège de la gestion du temps.

« La gestion du temps nous promet que si nous devenons plus efficaces, nous pourrons faire de l’espace pour accueillir confortablement toutes nos tâches », écrit Dane Jensen pour HBR . « Et pourtant, la gestion du temps, c’est comme creuser un trou sur la plage : plus le trou est gros, plus il y a d’eau qui s’y précipite pour le remplir. Après tout, avec tant de demandes, bloquer une heure de temps d’arrêt dans votre calendrier « s’apparente à déclencher une fusée de signal annonçant votre capacité ».

En conséquence, vous vous attaquez à un nouveau projet, aidez quelqu’un d’autre avec ses priorités ou vous vous engagez dans des réunions inutiles.

« Cela ne veut pas dire que la gestion du temps n’a aucune valeur », ajoute Jensen. « La productivité est importante. Mais dans un monde où l’épuisement professionnel est généralisé, nous avons également besoin de stratégies pour éliminer le volume au lieu de simplement l’adapter. »

Alors, comment éviter le piège de la gestion du temps ? Testez les trois stratégies suivantes.

Réduire le volume des tâches.

Évident? Sûr. Mais, beaucoup d’entre nous luttent avec cela néanmoins.

Il est recommandé de fusionner votre calendrier et votre liste de tâches pour avoir une vue complète de vos engagements. Ensuite, si vous êtes déjà réservé, refusez les demandes de temps, déléguez-les ou externalisez-les, ou reprogrammez-les lorsque vous avez des disponibilités.

Remplacez les décisions par des principes.

Trop de décisions peuvent entraîner une surcharge cognitive. En conséquence, vous vous sentirez dépassé et plus susceptible de faire des erreurs. Pour éviter cela, établissez des principes comme « pas de réunion le mercredi » ou porter la même tenue tous les jours à la Steve Jobs.

Utilisez la structure, pas la volonté, pour minimiser les distractions.

Nous perdons beaucoup de temps avec des distractions comme les e-mails ou les réseaux sociaux. Utilisez la structure à votre avantage plutôt que de drainer votre énergie en luttant contre ces distractions.

Par exemple, bloquer certaines applications et sites Web lorsque vous devez vous concentrer sur votre tâche la plus importante. Ou, vérifiez votre boîte de réception et vos comptes sociaux à des intervalles déterminés, par exemple à la première heure du matin, après le déjeuner et avant la fin de la journée de travail.

2. Ne pas se fixer d’objectifs personnels.

« La définition d’objectifs personnels est essentielle pour bien gérer votre temps », déclare l’équipe de contenu de Mind Tools . Pourquoi? « Parce que les objectifs vous donnent une destination et une vision vers laquelle travailler. »

« Quand vous savez où vous voulez aller, vous pouvez gérer vos priorités, votre temps et vos ressources pour y arriver », ajoutent-ils. « Les objectifs vous aident également à décider ce qui vaut la peine de passer votre temps et ce qui n’est qu’une distraction. »

C’est bien beau tout ça. Mais comment pouvez-vous réellement atteindre vos objectifs ? Eh bien, voici six stratégies qu’Angela Ruth recommande dans un article précédent de Calendar ;

• Agissez dès maintenant. N’attendez pas le Nouvel An, ou le moment idéal, d’ailleurs, pour faire bouger le ballon. Ce ne sera pas facile, mais vous n’atteindrez « jamais vos objectifs si vous n’agissez pas », dit Angela.
• Tenez compte de vos compétences et ajustez votre plan en conséquence. Ensuite, pour des objectifs plus importants, divisez-les en morceaux plus gérables. À partir de là, « pensez à ce qu’il faudra pour accomplir chacune de ces tâches », ajoute Ruth. « Cela inclut de regarder à l’intérieur et de considérer vos talents et votre expertise », ainsi que d’admettre vos faiblesses.
• Déléguer des tâches. Derrière chaque personne qui réussit, il y a une équipe qui a complimenté ses compétences et a apporté son soutien en cas de besoin.
• Écrivez un plan d’action. « Un plan d’action est une feuille de route de base que vous pouvez suivre pour atteindre votre objectif », déclare Angela. « Ceci est extrêmement important car cela vous garantira de ne manquer aucune étape importante en cours de route. »
• Assurez-vous que tout est mesurable. Non seulement cela vous tiendra responsable, mais cela vous aidera également à suivre vos progrès.
• Créez une responsabilité et tenez-vous-y. Au départ, vous devez définir vos responsabilités et les rendre claires comme du cristal afin que vous puissiez les mener à bien.

3. Faire de tout une priorité absolue.

Vous êtes sans aucun doute une personne essentielle avec plus que votre juste part de responsabilités. Mais, et je ne saurais trop insister sur ce point, tout n’est pas une priorité absolue.

« Au lieu de croire que tout doit être fait maintenant, déterminez quelles actions sont en effet vos priorités », conseille le co-fondateur de Calendar, John Hall . « Idéalement, ce devraient être les tâches qui vous rapprochent de la réalisation de vos objectifs. » Vous pouvez également prendre en compte « l’urgence, les dates d’échéance, le retour sur investissement ou les conséquences de la non-achèvement de la tâche ou du projet ».

Vous avez encore du mal à prioriser ? « Essayez d’utiliser une matrice de priorités, telle que la populaire matrice d’Eisenhower », suggère John. « Ici, vous listeriez toutes vos tâches dans une boîte à quatre quadrants. » Après cela, vous les organiseriez de la manière suivante.

• Urgent et important. Ceux-ci doivent être considérés comme vos principales priorités et méritent votre attention en premier.
• Important, mais pas urgent. Planifiez ces tâches lorsque vous en avez le temps.
• Urgent, mais pas important. Ces tâches devraient probablement être déléguées ou externalisées à quelqu’un d’autre.
• Ni urgent ni important. Supprimez entièrement ces éléments de votre liste de tâches et de votre calendrier.

4. Lutter contre vos rythmes circadiens.

Si vous avez déjà recherché des conseils de gestion du temps, je suis sûr qu’on vous a dit de vous réveiller plus tôt. Après tout, les personnes les plus prospères au monde, de Tim Cook à Dwayne « The Rock Johnson », suivent cette pratique. Mais, malheureusement, même si je comprends pourquoi cela pourrait fonctionner, cela peut être contre-productif.

Par exemple, si vous êtes un lève-tôt, cela a beaucoup de sens. Vous êtes moins susceptible d’être distrait en vous réveillant avant tout le monde. Mais, plus important encore, cela vous permet de travailler pendant votre période biologique de pointe.

Cependant, cela peut ne pas être efficace si vous êtes un oiseau de nuit. Pourquoi? Car au lieu de travailler avec votre horloge interne, alias votre rythme circadien , vous allez à contre-courant.

Pour le dire autrement, si vous êtes au maximum de votre productivité le matin, alors, par tous les moyens, réveillez-vous plus tôt. Mais, si le contraire est vrai, ne vous forcez pas à vous lever à trois ou quatre heures du matin.

5. Utiliser le mauvais équipement et les mauvaises méthodes.

« Tout, des bureaux aux chaises, compte lorsque vous essayez d’atteindre un objectif », note les gens d’ Autonomous . « Quelque chose comme le SmartDesk 4 et l’ErgoChair 2 peuvent considérablement vous aider à travailler de manière plus productive au bureau que certains de leurs homologues. »

Je peux personnellement garantir le SmartDesk 4 et son excellente fonction assis-debout. S’il a été prouvé que se tenir debout augmente la productivité et combat un mode de vie sédentaire, vous pouvez vous asseoir lorsque vous avez besoin de souffler.

En plus du mauvais équipement, vous pouvez également utiliser des méthodes de gestion du temps inappropriées. Par exemple, la technique Pomodoro est un moyen populaire et efficace de gérer son temps et d’encourager les pauses. Mais, certains trouvent que c’est trop restrictif et préfèrent une technique attentive comme la Flowtime Technique .

6. Être occupé, pas présent.

« Y a-t-il des obligations à respecter ? » demande Deanna Ritchie, rédactrice en chef de Calendar . « Absolument. Mais cela ne signifie pas que vous devez faire quelque chose en permanence.

« Il a été découvert qu’être membre du ‘culte de l’occupation’ crée une réponse de stress chronique dans votre corps et votre esprit. » Finalement, vous pourriez ressentir « des symptômes comme la fatigue, l’insomnie, les maux de tête et les malaises gastro-intestinaux », ajoute-t-elle. « Vous demandez également d’éventuels problèmes cardiaques. »

« Mais ce n’est pas seulement notre bien-être physique que nous mettons en danger », dit Deanna. « Il y a aussi un lien entre le stress et la dépression . De plus, cela peut mettre à rude épreuve les relations et nuire à vos performances.

Plus précisément, lorsque vous êtes occupé, vous manquez de nouvelles opportunités et ne travaillez pas à votre plein potentiel. De plus, cela vous empêche de prioriser efficacement votre temps, de négliger les soins personnels et de ne pas fixer de limites.

Comment pouvez-vous quitter le culte de occupé? En se concentrant sur le présent par ;

• N’ignorez pas le passé ou le futur. Au lieu de cela, allouez des périodes spécifiques pour planifier et vous inquiéter.
• Faire moins. J’y ai déjà fait allusion plus haut. Essayez d’utiliser la matrice d’Eisenhower mentionnée ci-dessus pour simplifier vos listes de tâches.
• Considérez le coût d’opportunité. Par exemple, avant d’accepter une invitation à une réunion, demandez-vous si cela vaut vraiment les deux heures de votre temps.
• Lâchez le récit pour pouvoir vous concentrer. Au lieu de cela, reconnaissez ce qui vous retient, comme la peur. Ensuite, même s’ils sont valables, imaginez-les comme une bulle de savon pour pouvoir les faire éclater.
• Apportez plus de pleine conscience dans votre vie. Faites-en une partie de votre vie quotidienne en visualisant vos objectifs, en exerçant la gratitude et en vous promenant sans votre téléphone.
• Arrêtez de vous surplanifier. « Si vous ne dites pas « HELL YEAH ! » à propos de quelque chose, dites ‘non’ », recommande Derek Sivers .

7. Sous-estimer le temps qu’il faudra pour terminer quelque chose.

« Les surdoués sont particulièrement coupables de ce péché de gestion du temps », écrit Lisa Evans dans Fast Company . « Penser que quelque chose ne prendra que quelques minutes et que cela finit par prendre une demi-heure est un écueil courant pour les surdoués de type A qui ne veulent jamais refuser une opportunité mais ne calculent pas combien de leur temps cette opportunité va dévorer. »

Comment pouvez-vous éviter cela? La coach en productivité Kimberly Medlock suggère d’écrire combien de temps chaque tâche de votre liste de choses à faire prendra pour s’accomplir.

« Si une tâche prend 25 ou 30 minutes, elle doit être programmée sur votre calendrier », ajoute Evans. « Une autre astuce consiste à doubler le temps que vous pensez que chaque tâche prendra. » Pour que vous anticipiez une tâche qui vous prendra une demi-heure, vous devriez vous réserver une heure pour jouer la sécurité.

Vous devez également planifier votre journée la veille ou le matin à la première heure. « Toutes les 10 minutes que vous consacrez à la planification vous font gagner une heure d’exécution », déclare le PDG de Toggl, Alari Aho. J’y reviendrai plus en détail dans une minute, mais assurez-vous simplement de laisser un espace blanc dans votre calendrier pour qu’il soit flexible.

8. Sauter les pauses.

Je comprends. Vous avez un million de choses à faire et seulement un temps limité pour les faire. Mais, même si cela semble contre-intuitif, vous ne pouvez pas vous permettre de sauter des pauses.

Les preuves ne manquent pas sur les raisons pour lesquelles les pauses sont si bénéfiques. Mais, le principal consensus est que les pauses vous donnent la possibilité de vous réinitialiser mentalement. En conséquence, vous vous sentirez moins stressé et aurez l’énergie nécessaire pour passer la journée de travail.

Plus précisément, les pauses fréquentes ont empêché la fatigue des décisions, restauré la motivation des objectifs à long terme et déclenché un moment « Aha » . Le meilleur de tous? Il peut s’agir de micro-pauses, comme passer 10 minutes après avoir terminé un élément de la liste de tâches.

9. Perdre du temps à chercher des documents et des objets.

En toute honnêteté, cela a longtemps été un problème sur le lieu de travail. Par exemple, un livre blanc d’IDC publié en 2012 a révélé que les travailleurs de l’information et les professionnels de l’informatique passaient en moyenne 4,5 heures par semaine à rechercher des documents papier. Des études similaires montrent que l’employé de bureau moyen perd 50 minutes par jour à essayer de localiser des fichiers et des éléments égarés.

La solution évidente, à mon avis, est de garder votre espace de travail propre et organisé. Il n’a pas besoin des niveaux de propreté de M. Clean. Mais, vous devriez donner à tout une maison et retourner ces articles à leur place après les avoir utilisés. Je le fais habituellement le vendredi après-midi avant de l’appeler une semaine.

Vous pouvez également passer au numérique et déplacer les documents papier pertinents vers le cloud. Mais cela présente également un problème de recherche, une surcharge d’informations et un multitâche. Par exemple, il a été rapporté que « 54% des professionnels de bureau américains interrogés ont convenu qu’ils passent plus de temps à rechercher les documents et les fichiers dont ils ont besoin qu’à répondre aux e-mails et aux messages.

Pour contourner ce problème, vous pouvez vous tourner vers une solution de recherche unifiée.

Elastic décrit cela comme « une barre de recherche unique pour votre contenu le plus critique – un guichet unique de réponses si vous voulez. Avec la recherche unifiée, vous pouvez rechercher dans tous vos outils de productivité, de collaboration et de stockage en un seul endroit. Et, idéalement, cette solution devrait être ;

• Pertinent. « Le contenu le mieux classé est présenté sur toutes les sources indexées, dans un ensemble de résultats unique et unifié. »
• Personnalisé. Étant donné que chacun utilise des outils différents, ils doivent être personnalisés en fonction des préférences de l’utilisateur.
• Sécurise. La solution offre des fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage et une autorisation appropriée pour empêcher les cyberattaques.
• Évolutif. « Une solution qui évolue de manière transparente offre polyvalence et tranquillité d’esprit à mesure que vos besoins de recherche évoluent. »

10. Planification rigide.

Peut-être que l’un des débats les plus importants de ce côté de Star Wars ou Star Trek ou qui est le meilleur Chris du MCU, est de planifier votre temps ou de suivre le courant.

Voici la chose. C’est un acte d’équilibre.

Planifier vos priorités, par exemple, est un must si vous voulez protéger votre temps précieux. Si vous ne le faites pas, vous pourriez finir par consacrer votre temps et votre énergie à des tâches moins importantes. À votre tour, vous pourriez prendre du retard sur les délais ou ne pas atteindre vos objectifs.

Avoir trop de temps libre peut aussi être préjudiciable. Comme mentionné précédemment, vous devez avoir une idée de l’endroit où vous allez et comment vous y rendre.

Si votre emploi du temps est trop rigide, vous n’avez pas la marge de manœuvre et la flexibilité nécessaires pour faire face aux urgences ou aux interruptions inévitables. Ou peut-être avez-vous commencé la journée en retard parce que vous tergiversiez. Si vous n’avez pas de blocs de temps libres dans votre emploi du temps, vous ne pouvez pas ajuster vos plans en conséquence.

11. Adopter l’approche « prêt, viser, tirer ».

« Adoptez toujours l’état d’esprit de » prêt, tirez et visez « au lieu de l’approche » prêt, visez et tirez « », écrit Shawn Lim à propos de Lifehack . « Rappelez-vous toujours que personne n’est parfait dans ce monde. » Et, plus important encore, nous apprenons mieux de nos échecs et de nos erreurs.

« Vous n’avez pas besoin de comprendre chaque détail pour commencer », ajoute Lim. « Vous pouvez commencer tout de suite et comprendre le reste des détails que vous ne connaissez pas. » Après tout, tant que vous êtes en mouvement, vous « aurez l’avantage sur les gens qui pensent toujours mais ne font rien ».

Dans le même temps, cela ne signifie pas que vous pouvez laisser de côté la planification et le remue-méninges. Au lieu de cela, commencer devrait toujours être l’une de vos meilleures stratégies .

12. Ne pas soulager le stress.

Le médecin et neuroscientifique Paul MacLean a développé la célèbre théorie du cerveau trinitaire dans les années 1960. Bien que sa théorie ait été révisée, elle soutient principalement que nous avons tous trois cerveaux.

« La structure la plus ancienne est le cerveau reptilien, ainsi nommé car il est composé de la tige et du cervelet », explique David Hassell, PDG de 15Five . « Ces structures apparaissent également chez les reptiles, des animaux dépourvus des composants cérébraux plus développés décrits ci-dessous. » Son but est de nous protéger car il régule notre rythme cardiaque et notre respiration.

Le cerveau limbique est la structure suivante. Le cerveau limbique est partagé par tous les mammifères « c’est là que vivent les émotions, les souvenirs et l’agressivité », ajoute Hassell. Il « contrôle également une grande partie de notre comportement ».

« Quand nous nous inquiétons pour notre vie sociale et nos relations, nous reculons dans notre cerveau limbique », explique-t-il.

« Enfin, nous, les humains et les autres primates, avons une structure spécialisée appelée néo-cortex », explique Hassell. Également connu sous le nom de lobe frontal, il est « responsable du langage et de la pensée abstraite et créative ».

Comment cela a-t-il un impact sur la gestion du temps ? « Lorsque les gens ne se sentent pas en sécurité au travail, leurs structures cérébrales plus primitives sont activées et ils ne peuvent pas accéder à leurs lobes frontaux pour innover », précise Hassell.

De plus, la peur « déclenchera leur cerveau pour commencer à produire de l’adrénaline et du cortisol, et leur esprit créatif s’arrêtera ». Bref, la gestion du stress et la gestion du temps vont de pair .

Vous pouvez utiliser des techniques éprouvées comme la méditation guidée et des exercices de respiration profonde pour soulager le stress. D’autres suggestions seraient l’activité physique et l’épanouissement productif vers les autres . Créez également un environnement de travail sans stress en personnalisant votre espace de travail et en évitant les collègues toxiques.